Många gånger kan kostnader i tjänsten uppkomma för de anställda. När en arbetsgivare i sådana situationer står för kostnaderna omedelbart uppkommer ingen skatteskyldighet för den anställde. Vidare skall i princip skatteskyldighet inte uppkomma om arbetsgivaren i efterhand ersätter den anställdes utlägg, förutsatt att ersättningen sker mot en verifikation som är bokföringsmässigt korrekt. Dock är en förutsättning för skattefrihet att ersättningen från arbetsgivaren inte är till för att täcka den anställdes personliga levnadskostnader. När en anställd på detta vis får extra förmåner, som utgör ersättning för att täcka personliga levnadskostnader, från en arbetsgivare skall den anställde nämligen beskattas inom inkomstslaget tjänst. Förmåner anses nämligen vara ersättning för arbete och skall beskattas som övrig löneersättning. Beskattningen tar sin utgångspunkt i att förmånens värde utgör ersättning den anställde får för utfört arbete, d.v.s. lön.
Allmänt om kostnadsersättning och tanken bakom huvudregeln
Om en anställd får fri ersättning för kostnader i tjänsten, d.v.s. om någon kontroll av kostnaderna inte sker, skall den anställde beskattas för kostnadsersättningen. Dock kan den anställde göra avdrag för de kostnader som kan verifieras. Tanken är nämligen inte att den anställde skall beskattas för mer än vad som verkligen utgör en förmån. Anledningen till denna reglering är att om anställda helt utan kontroll skulle kunna få kostnadsersättning för kostnader i tjänsten skulle det underlätta för arbetsgivare och anställda att dra undan en del av lönen från skatt på detta vis. Dock kan nämnas att traktamente och resekostnadsersättning i regel inte behöver redovisas i deklarationen om ersättningen motsvaras av en avdragsrätt.
Undantag från huvudregeln
När det gäller ersättning för flyttningskostnad vid byte av verksamhetsort görs undantag från skatteplikten för kostnadsersättningar. Vad som räknas som utgifter för flyttning är kostnader för emballering, packning, transport och uppackning av den anställdes och dennes familjs möblemang. Dock räknas inte andra utgifter såsom resor till och från arbetsplatsen, utgifter för eventuell dubbelbosättning eller förluster vid försäljning av bostad och andra tillgångar. Anledningen till att undantaget finns är framförallt arbetsmarknadspolitiska skäl. Vidare skall kostnadsersättning för resa till och från anställningsintervju inte beskattas så länge resan företas mellan två platser inom EES-området, d.v.s. Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
Hyresersättning
När en arbetsgivare ersätter den anställde för att den anställde använder utrymme i sin villafastighet för arbete i tjänsten är en sådan situation som kan innebära svårare bedömningsfrågor. Det man måste ta ställning till är nämligen om ersättningen skall ses som kostnadsersättning eller som hyresersättning. Skulle ersättningen ses som kostnadsersättning finns mycket små möjligheter för den anställde att göra avdrag för kostnader som uppkommit i samband med användningen. Om ersättningen istället skulle anses vara hyresersättning skall ersättningen däremot beskattas som kapital, vilket innebär andra regler och andra möjligheter till avdrag aktualiseras. Genom studerande av praxis på området kan den slutsatsen dras att om arbetsgivaren och den anställde har avtalat om upplåtelse till arbetsgivaren och det i verksamheten finns ett behov av att nyttja utrymmena skall ersättningen beskattas inom inkomstslaget kapital. I andra situationer skall ersättningen beskattas som kostnadsersättning i tjänsten. Skulle det vara så att ersättningen är högre än en marknadsmässig ersättning skall den delen som överstiger marknadsvärdet däremot alltid ses som lön.