Europeiska ombudsmannen är ett ämbete som inrättades i samband med att Maastrichtfördraget trädde ikraft. Maastrichtfördraget är ett av unionens grundläggande fördrag, som undertecknades i Maastricht den 7 februari 1992. Fördraget kallas ibland också för Fördraget om Europeiska unionen. Ämbetet med en europeisk ombudsman är relativt nytt, där nuvarande ombudsman kommer från Grekland och heter Nikiforos Diamandouros.
Kompetensen för ombudsmannen framgår av Fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. För det första stadgas det att det är Europaparlamentet som väljer ombudsman. Ombudsmannens huvudsakliga uppgift består i att ta emot klagomål från unionsmedborgare eller varje annan fysisk eller juridisk person som bor eller har sitt säte i en medlemsstat. Vad gäller klagomålens karaktär, så kan man säga att de skall beröra missförhållanden i institutionernas, organens eller byråernas verksamhet. Det kan exempelvis röra sig om orättvis behandling, administrativa missförhållanden, diskriminering, maktmissbruk, vägran att lämna information och onödig förlängning av handläggningstiden. Samtliga institutioner omfattas av ombudsmannens kompetensområde, med undantag för Europeiska unionens domstol då den utövar en domstolsfunktion.
När ombudsmannen har fått in ett klagomål, så är det hans ansvar att undersöka grunden för klagomålet och rapportera vidare. Det skall noteras att ombudsmannen har möjlighet att agera även utan ett klagomål i grunden. Han kan agera på eget initiativ, det som med en latinsk term kallas för ex officio. Det vanligaste antas dock vara att ombudsmannen undersöker ett missförhållande på basis av ett klagomål som riktas till ombudsmannen direkt eller som når honom genom en ledamot av Europaparlamentet. Ombudsmannens behörighet begränsas något om klagomålet är eller har varit föremål för behandling i EU-domstolen.
Det praktiska förfarandet efter att ett klagomål har kommit in till ombudsmannen är som följer. Det första som ombudsmannen behöver göra är att konstatera att ett missförhållande har förekommit. Detta görs på basis av den undersökning som ombudsmannen har företagit. Det skall noteras att ombudsmannen har medhjälpare för detta ändamål. Därefter hänskjuts frågan vidare till den institution, det organ eller den byrå som klagomålet gäller. Den som klagomålet gäller har därefter en skyldighet att inom tre månader från det att den har underrättats om missförhållandet meddela sina synpunkter för ombudsmannen. Efter att dessa synpunkter har inkommit, har ombudsmannen till uppgift att skriva en särskild rapport som lämnas till såväl berörd part som till Europaparlamentet. Detta gör ombudsmannen endast om man inte har kunnat nå en lösning parterna emellan efter att samtliga parter har blivit underrättade om situationen. Det vanligaste är att den institution, det organ eller den byrå som klagomålet gäller kommer överens med klagande part om hur missförhållandet skall lösas. Om parterna inte kan nå en överenskommelse på det stadiet, så försöker ombudsmannen få till stånd en förlikning. Om en förlikning inte kommer till stånd, så har ombudsmannen möjlighet att föreslå en rekommendation. Den klagande hålls underrättad om resultatet från ombudsmannens undersökningar och rapporter.
Vad gäller frågan om ombudsmannens mandatperiod, så skall det sägas att han eller hon väljs efter varje val till Europaparlamentet. Det är, som sagt, också Europaparlamentet som väljer ombudsmannen. Det är möjligt att förlänga mandatperioden om fem år. Den nuvarande ombudsmannen sitter för övrigt med ett förlängt mandat, då han blev omvald 2010. Europaparlamentet har möjlighet att avsätta ombudsmannen innan mandatperioden har löpt ut, om han inte uppfyller de krav som ställs i utförandet av arbetsuppgifterna eller om han har gjort sig skyldig till allvarlig försummelse. En anledning att avsätta ombudsmannen kan vara att han har tagit emot instruktioner från någon regering eller institution, organ eller byrå. Ombudsmannen har nämligen en skyldighet att utöva sina arbetsuppgifter med fullständig oavhängighet.