För att förstå många skatterättsliga bestämmelser, särskilt de som gäller näringsverksamhet, är det viktigt att känna till några grundläggande regler och principer som gäller redovisning. Inte minst är detta viktigt för att förstå och korrekt kunna tillämpa reglerna om avskrivningar. Här kommer därför först själva begreppet avskrivning att förklaras, tillsammans med grundläggande bokföringstermer, varefter reglerna för de vanligaste avskrivningsobjekten, inventarier, kommer att gås igenom.
När man i en näringsverksamhet köper en produkt har man förstås en utgift; man betalar ju pengar för produkten. Det gäller att skilja sådana från kostnader. En kostnad är nämligen en förbrukad resurs under en bestämd period. Med andra ord är kostnader periodiserade utgifter och det är endast dessa, inte utgifterna, som påverkar ett företags resultat. Enligt den grundläggande matchningsprincipen skall kostnader matchas med intäkter under en given tidsperiod redovisningsperioden. Med detta i åtanke kan man lättare förstå vad en avskrivning är och varför den görs. Eftersom kostnaderna och intäkterna skall matchas och det är kostnaderna, inte utgifterna, som belastar resultatet kommer man i en näringsverksamhet inte att ha en kostnad när man köper en ny maskin till sin fabrik. Kostnaden uppstår först när maskinen börjar inbringa intäkter och samtidigt förbrukas. Vanligtvis kommer därför avskrivningar på inköpta varor att göras under varans förväntade livslängd.
Så till de skatterättsliga reglerna om avskrivningar på inventarier, varmed här avses maskiner och andra produkter som är avsedda för stadigvarande bruk. Till inventarier räknas också bland annat patent, licenser och koncessioner. För de flesta inventarier görs avdrag för anskaffningsutgifterna genom årliga värdeminskningsavdrag. Som anskaffningsvärde räknas den utgift man har haft vid förvärvet av inventariet. Har man förvärvat saken på annat sätt än köp, byte, egen tillverkning eller liknande, kommer dock marknadsvärdet att utgöra anskaffningsvärdet. Själva värdeminskningsavdragen kommer sedan att göras med utgångspunkt i detta värde.
Värdeminskningsavdraget kan beräknas på två sätt. Antingen väljer man huvudregeln, enligt vilken avdraget får göras med maximalt 30 procent på avskrivningsunderlaget. Detta underlag är lika med de delar av anskaffningsvärdet för alla inventarier som ännu inte har kostnadsförts. Använder man huvudregeln kommer avskrivningsunderlaget och därmed avskrivningen att minska för varje år, vilket kallas degressiv avskrivning. Man kan också välja att använda kompletteringsregeln. Denna medger avdrag med ett belopp som gör att det skattemässiga värdet inte blir högre än anskaffningsvärdet minskat med en årlig avskrivning på 20 procent.
Exempel: Till företaget X AB köps under 2010 ett inventarium för 100 000 och året efter köper man ett för 50 000.
Avskrivning enligt huvudregeln Avskrivning enligt kompletteringsregeln
2010 10000 x 0,7 = 70000 2010 100000 x 0,8 = 80000
2011 (70000 + 50000) x 0,7 = 84000 2011 (100000 x 0,6)+50000 x 0,8 = 100000
2012 84000 x 0,7 = 58800 2012 (100000 x 0,4)+50000 x 0,6 = 70000
2013 58800 x 0,7 = 41160 2013 (100000 x 0,2)+50000 x 0,4 = 40000
2014 41160 x 0,7 = 28812 2014 (10000 x 0)+50000 x 0,2 = 10000
Ett företag som vill ha största möjliga avskrivning kommer att ta upp ett så lågt värde som möjligt på sin utgående balans, det vill säga summan efter att värdeminskningsavdrag har gjorts. Som uträkningarna visar, lönar det sig alltså att de första åren använda huvudregeln för att sedan byta till kompletteringsregeln.
Avslutningsvis skall nämnas något om det särskilda fall då avdrag för ett inventarium får göras direkt. Regeln gäller alla inventarier utom de immaterialrättsliga, däribland patent och licenser, som tidigare nämndes. Om alltså ett inventarium är av lägre värde eller har en beräknad livslängd på maximalt tre år kan avdrag göras omedelbart. Med lägre värde avses ett halvt prisbasbelopp, för 2010 alltså 21 200 kronor. Tidsgränsen på tre år görs med hänsyn till det enskilda fallet, varför datorer har ansetts kunna ha en sådan livslängd beroende på hur de används.