Ärendehanteringen


I fråga om ärenden som rör individer gentemot myndigheter så är den mest grundläggande faktorn den skriftliga handlingen. Det vore omöjligt att kunna garantera en god myndighetsutövning om inte handlingarna hanterades korrekt, ej heller skulle det fungera felfritt om ärendehanteringen enbart sköttes muntligen. Därmed är en avgörande del i ärendehanteringen den inkommande handlingen. Med detta menas handlingen som tas emot av en myndighet. En handling skall anses ha kommit in till en myndighet den dag då handlingen anländer till myndigheten. Även en avi om en betald postförsändelse som innehåller handlingen räknas som dagen för en inkommen handling. I övrigt gäller att handlingen skall ha inkommit till myndigheten eller kommit en behörig tjänsteman till handa.

Om en myndighet underrättats särskilt om att en försändelse till myndigheten finns hos ett företag som driver televerksamhet, så anses telegrammet som inkommet redan när underrättelsen nått en behörig myndighetstjänsteman. Om det kan antas att handlingen eller en avi om handlingen har lämnats i myndighetens lokal eller avskilts för myndigheten på postanstalt, så skall det anses ha inkommit till myndigheten den dagen. Detta gäller om den kommer en behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag. Med detta sagt innebär det att myndigheten skall tillåta en viss fördröjning om man kan anta att brevet legat hos posten eller dylikt. Regeln i sig kan verka onödig, men vikten kan vara enorm.

Om man ser till att det finns strikta förhållningssätt i förhållande till när handlingen skall ha inkommit, då kan man även utgå ifrån att ett visst svängrum skulle underlätta för gemene man. Det innebär självfallet inte att individen skall kunna lämna in sin handling när det passar denne bäst, utan istället att i det fall det blir någon liten fördröjning, så skall det finnas en möjlighet att acceptera detta. Detta lilla ”svängrum” betyder därmed oerhört mycket, men det vilar helt på myndighetens axlar i förhållande till huruvida en försening skall accepteras eller ej. Den inkommande handlingen kan alltså accepteras vid en försening, om det kan antas att handlingen lämnats i myndighetens lokaler eller ligger hos posten.

Ett telegram eller annat meddelande som inkommit till myndigheten kanske inte alltid kan accepteras som en fullvärdig handling. I den mån individen skickat en handling till myndigheten så kan denne anta att myndigheten kommer att ställa vissa krav kring handlingarnas utseende. Med detta sagt menas det främst sådant som signaturen och dylikt, vilket är väldigt viktig i sig då myndigheten är mån om att få en signatur för att kunna hantera ärendet korrekt och enligt lag. Därmed skall en sådan handling eller ett telegram som inte är underskrivet bekräftas genom en egenhändigt undertecknad handling, om myndigheten begär det.

Bläddra bland juridiska artiklar