Konkurrensverket rekommenderar myndigheterna och enheter som genomför offentliga upphandlingar att ta hänsyn till miljön och även sociala hänseenden i sina upphandlingar. Det finns ett flertal olika direktiv och förordningar på området som myndigheterna måste vörda om.
Med miljöhänseenden syftar man till att jobba för en hållbar utveckling och se till att upphandlingen av produkter och tjänster har en låg påverkan på miljön. Ur en ekonomisk synvinkel kan detta innebära att myndigheten kanske inte väljer det som är billigast utan till exempel tar hänsyn till produkters tillverkning, transport och såvidare i sin bedömning av vad de ska välja att upphandla.
Vad som anses menas med social hänsyn har ännu inte definierats exakt men ofta syftas på att man inom ramen av upphandling ska ta ett socialt ansvar. Det kan röra som om sociala aspekter som till exempel sociala rättigheter och arbetstagarrättigheter, men även likabehandling eller etik i handeln. Begreppet i sig kan tolkas relativt brett och innefattar många olika sorters iakttaganden som upphandlande enheter kan göra inom upphandlingsförfarandet. Miljöhänsyn har nära samband med miljöpolitik i ett samhälle och den effektiva konkurrensen. Frågan är om man inom en upphandling har råd att se över de eventuella miljökonsekvenser som kan uppstå.
Man har infört ett incitament för miljöhänsyn och sociala hänseenden om upphandlingen i fråga har något samband med det och detta är relevant för just den upphandlingen. Kraven är till för att skapa en hållbar utveckling och står i kontrast till vad som underlättar för de leverantörer som vill delta. Myndigheterna kan däremot inte gå emot principen om likabehandling eller göra det lättare för vissa företag som härstammar från en viss geografisk plats.
Upphandlingen ska i sig vara av sådan art att det är motiverat att ta hänsyn till miljön eller sociala värden. Sådan hänsyn måste även stå i rimlig proportion till de kostnader som de upphandlande enheterna kan ådra sig. För att leverantörerna ska kunna uppfylla kraven på miljöhänseenden och social hänsyn kan de behöva uppfylla vissa krav på sina produkter, tjänster eller byggnadsentreprenad. Detta ger upphandlande enheter rätten att utesluta vissa leverantörer som inte kan nå upp till dessa krav. Reglerna ger även upphandlarna en rätt att överväga vem av leverantörerna som anses vara mest fördelaktig och lämplig att ges uppdraget. Den upphandlande enheten kan också överväga vad som ekonomiskt sett är det bästa budet och även vilka speciella kontraktsvillkor den vill tillämpa på avtalet med den bäst lämpade leverantören.
Likabehandling och icke-diskriminering är viktiga principer för att avgöra inom vilka ramar de upphandlande enheterna kan röra sig inom när man tar hänsyn till miljö- och sociala aspekter. Det betyder att ursprunget eller nationell tillhörighet inte ska vara på något sätt avgörande inom anbudsprocessen.
Det kan till exempel röra sig om kravspecifikationer som innehåller exakta geografiska krav över varifrån produkterna man köper ska härstamma från, eller hur en produkt ska framställas. Den upphandlande enheten kan inte heller, i sin kravspecifikation, föreskriva att produkten eller tjänsten de är ute efter ska vara likvärdig med något annat varumärke eller produkt. Myndigheten kan inte betunga leverantörerna med onödiga hänseenden eller begränsa deras möjligheter att delta i upphandlingsförfarandet. Dessutom får de särskilda hänseendena inte försvåra processen eller vara oproportionerliga i förhållande till själva upphandlingen.
Det är viktigt att den upphandlande enheten analyserar marknaden för att få förståelse över hur mycket hänsyn de faktiskt kan ta till sociala- och miljöaspekter inom just den branschen. Är kraven av felaktig art kan dessa överprövas och kan även leda till att en domstol utdömer en så kallad upphandlingsskadeavgift.