Inför en upphandling måste den upphandlande myndigheten eller enheten tillhandahålla leverantörerna ett förfrågningsunderlag. Detta underlag ska innehålla en beskrivning av vad som behöver upphandlas, det vill säga de varor och tjänster man behöver köpa. I förfrågningsunderlaget beskrivs de krav som leverantören måste uppfylla för att få delta. Det innehåller ofta andra villkor och även hur utvärderingen kommer gå tillväga.
Ett förfrågningsunderlag måste rätta sig efter de grundläggande principerna om likabehandling, proportionalitet, ömsesidigt erkännande, transparens och även icke-diskriminering. Detta betyder med andra ord att de krav som enheten ställer i underlaget måste vara rimliga och ha en stark anknytning till det som upphandlas. Det innebär även att alla företag som vill ge sig in i upphandlingsförfarandet ska ges lika möjligheter och att upphandlingen ska ske öppet utan att lämna något bakom stängda dörrar. Ofta utformas villkor och krav, ställda av myndigheterna, på ett sådant sätt att myndigheterna kan kontrollera att de leverantörer som deltar motsvarar dem.
Ett förfrågningsunderlag kan inte bearbetas under upphandlingsprocessen och därför är de viktigt att de upphandlande enheterna formulerar sig på ett mycket tydligt sätt. De kan däremot välja att avbryta upphandlingsförfarandet men då måste de göra om hela processen från början.
Ett tydligt förfrågningsunderlag understryker vad som är obligatoriska krav, det vill säga de krav som är väsentliga för att leverantören ens ska kunna delta i upphandlingen. Leverantören kan även fråga den upphandlande enheten ifall något är oklart.
Ett förfrågningsunderlag ska i regel innehålla:
Kraven på leverantören, för att kunna avgöra vilka leverantörer som är lämpliga för det de upphandlande enheterna eftersöker. Detta då det ändå krävs att leverantören ska kunna leverera i den utsträckning som behövs. Man ser bland annat till vilken ekonomisk kapacitet och ställning leverantören har. Man kan även utgå från deras tekniska och yrkesmässiga kompetens. För varje krav som ställs måste den potentiella leverantören argumentera varför just de uppfyller de specifika krav som ställs på dem. Det finns en del bevis som däremot inte ska kunna begäras in enligt regleringen på området. Kraven ska ha en koppling till det som upphandlas och dessutom måste de vara nödvändiga.
Förfrågningsunderlaget ska innehålla en teknisk specifikation eller uppdragsbeskrivning. Det innebär att myndigheten beskriver exakt vad den vill upphandla på ett sätt som gör det enkelt att förstå. Är det till exempel en vara som ska upphandlas kan myndigheten behöva skriva ut vilken sorts vara upphandlingen gäller, vad den ska användas till, funktionskrav och så vidare. Detsamma gäller om det är en tjänst som köps in då man i sådana fall troligen beskriver vilken tjänstesektion man är ute efter och så vidare. Mer information om detta hittar man hos Swedish Standards Institute (SIS). Det är även möjligt av använda sig av miljökrav i sin tekniska specifikation eller som specifikation för miljömärken. För den senare nämnda kan bevis godtas som till exempel intyg eller testrapportering.
Förfrågningsunderlaget ska även ha administrativa bestämmelser. Med detta menas bland annat på vilket sätt leverantören kan lämna upplysningar till den upphandlande enheten, under vilken tid anbudsgivningen för pågå, giltighet av anbud, kontrakt med mera. Tilldelningskriterier ingår även i underlaget, detta kallas även för bedömningskriterier. Man anger då vad man värderar under utvärderingen av leverantörerna och de varor och tjänster som utbjuds. Till exempel priset, kvalitén och så vidare.
Andra delar som förfrågningsunderlaget måste innehålla är bland annat kommersiella avtalsvillkor, vilket betyder att det är normala avtalsvillkor som tiden för avtalets giltighet m.m. Myndigheterna kan även skriva ut särskilda villkor för att ett avtal ska kunna godtas. Det kan vara miljömässiga, sociala eller andra villkor.