I affärslivet är det många gånger av stor vikt att man lyckas hemlighålla betydelsefull information. Ett företags kundregister, marknadsföringsstrategier, framtida affärsplaner, know-how, forskningsframgångar på ett visst område och andra viktiga uppgifter kan ofta vara de största och mest avgörande tillgångarna som företaget har. I många fall anses sådan information utgöra företagshemligheter och har därmed ett visst skydd, eftersom det finns lagstiftning som i viss utsträckning skyddar företagshemligheter från olovligt utnyttjande. Förutsättningen för detta skydd är dock att man faktiskt lyckats hålla sina företagshemligheter hemliga om man själv på något sätt offentliggör eller i för stor utsträckning sprider ut den aktuella informationen så anses den inte längre utgöra en företagshemlighet. Detta gäller emellertid förstås inte ifall någon annan på ett olovligt sätt spridit ut informationen, utan det är exempelvis sådana situationer som lagstiftningen rörande företagshemligheter ämnar förhindra.
I vilka situationer bör man då vara extra observant på hur man hanterar viktig information och när är det lätt hänt att man av misstag avslöjar mer än man ursprungligen hade avsett? Här ges ett par exempel på situationer då man bör tänka över sina rutiner för hemlighållande av information:
I samband med utveckling av uppfinningar. Det är inte helt ovanligt att flera företag gemensamt, eller i samarbete med universitet eller liknande, bedriver forskning och utveckling som syftar till att få fram uppfinningar inom vissa områden. Man tecknar då ofta samarbetsavtal av olika slag och de olika parterna delar med sig av den information som de har till de övriga parterna. Det är viktigt att alla parter är medvetna om behovet av att hemlighålla den information som framkommer under samarbetet och det finns därför ofta ett behov av att även ingå sekretessavtal eller åtminstone utarbeta en gemensam policy angående vad som utgör hemlig information och hur den skall hanteras.
I samband med patentansökningar. Denna punkt knyter an till den ovanstående ofta resulterar utvecklingen av en uppfinning i att man önskar patentera densamma. För att det skall vara möjligt att patentera en uppfinning, så måste man som huvudregel ha lyckats hemlighålla den fram till dess att patentansökan lämnas in. När man lämnar in en patentansökan så bör man emellertid även tänka på vilken information som man inkluderar i sin ansökan. Detta på grund av att patentansökningar och uppgifter som lämnats i sådana ärenden som grundregel offentliggörs efter en viss tid; man bör alltså undvika att ta med information som man också i framtiden önskar hålla hemlig i en patentansökan.
Vid kontakt med myndigheter. Även i de fall då man har kontakt med andra myndigheter än patentmyndigheten bör man tänka över vilken information som innefattas i ett ärende. Detta är på grund av den så kallade offentlighetsprincipen; som huvudregel är alla handlingar som inkommit till en myndighet offentliga, såvida inte någon sekretessbestämmelse är tillämplig.
I samband med licensavtal. Även denna punkt har visst samband med det som nämnts tidigare rörande utveckling av uppfinningar. Framförallt när man licensierar ut teknik är det ofta omfattande mängder information som utbyts eller överförs mellan avtalsparterna. Det förekommer ofta att licensavtal rörande rätten att utnyttja en patenterad uppfinning ingås. Emellertid gäller licensavtal också ofta know-how och andra typer av uppgifter som inte är skyddade via patent det är då av stor vikt att sådan information förblir hemlig. Därför är det att rekommendera att licensavtal åtföljs av sekretessbestämmelser och liknande föreskrifter rörande hur viktig information skall hanteras och hemlighållas.
Vid avtalsförhandlingar. Tidigare har det nämnts att det kan vara viktigt med sekretessavtal i samband med exempelvis samarbets- eller licensavtal. Innan man kommer så långt att ett avtal av något slag faktiskt ingås, så sker dock ofta omfattande förhandlingar. Under avtalsförhandlingar kan det vara nödvändigt att informera förhandlingsparten om viss hemlig information, för att förhandlingarna skall gå framåt och ett avtal slutas. Trots detta är det inte alltid säkert att parterna verkligen når fram till ett avtal i vissa fall kan förhandlingarna vara resultatlösa. Framförallt i dessa fall, då förhandlingsparterna kanske inte längre har någon anledning att vara lojala mot varandra, kan det finnas risk för att den känsliga information som kommit fram under förhandlingarna utnyttjas på ett otillbörligt sätt. Av denna anledning är det av vikt att inledningsvis under en förhandling ingå sekretessavtal, som fastställer vad som gäller för den information som kommer fram under förhandlingsprocessen.
Slutligen kan något nämnas om företags interna hantering av känslig och hemlig information. Som nämnts tidigare, upphör en företagshemlighet att utgöra en företagshemlighet ifall rättighetsinnehavaren själv offentliggör uppgifterna. Därför är det viktigt med tydliga regler och utbildning av personalen; personalen måste vara medveten om vilka uppgifter som är av stor betydelse och skall hemlighållas. Det kan vara fördelaktigt att ha en intern policy rörande hanteringen av viktig information, inklusive regler för hur personalen skall agera vid kontakt med utomstående. Man bör ha adekvata säkerhetsrutiner på företaget det kan gälla övervakning av lokaler, regler för dator- och internetanvändning och dylikt.