Vid myndighetsutövning är en av de viktigaste detaljerna själva informationsflödet. Uppgifter både inkommer till myndigheten samt lämnas ut på daglig basis. Den stora mängden uppgifter måste kunna hanteras för att säkerställa en god myndighetsutövning. Själva grunden i detta är att uppgifter från myndigheten samt uppgifter från den enskilde individen är av avgörande betydelse för ärendehanteringen. Därmed är det bestämt att de uppgifter som myndigheten får på annat sätt än genom en skriftlig handling även måste kunna hanteras. En stor mängd av informationen som inkommer kan ske via telefon eller på plats, har detta inte skett skriftligen så är det alltså omöjligt att kunna hantera uppgifterna. Det är just därför viktigt att uppgifter som inkommer till myndigheten på annat sätt än skriftligen och som kan ha betydelse för ärendets utgång antecknas av myndigheten. Detta gäller dock endast om ärendet i fråga berör myndighetsutövning mot en enskild individ.
Informationsvägarna måste hållas öppna och allmänheten ges möjlighet att kunna tillgodogöra sig information. Själva tillgodogörandet tycks dock vara självklart och i den mån det behövs skall myndigheten alltid möjliggöra skriftlig informationsutlämning. Det är däremot viktigt att den individ som inkommer med muntlig information skall få möjlighet att lämna information muntligen. Det kan vara så att det är omöjligt att inkomma med skriftlig information för en individ, eller att de muntliga uppgifterna som inkommer är så pass viktiga (avgörande för ärendets utgång), att hänsyn måste tas till detta. I den mån det är viktigt och ärendet i sig rör myndighetsutövning gentemot den enskilde, så skall dessa uppgifter få inkomma skriftligen. Anteckning av uppgifter är alltså en viktig del av myndighetsutövningen vilket i sig innebär att muntliga uppgifter skall värderas på samma sätt som skriftliga uppgifter.
Parterna som berörs av ett ärende har rätt att få ta del av de uppgifter som finns tillgängliga hos myndigheten. Därmed kan det sägas att en del av myndighetsutövning, i förhållande till uppgifter, är att möjliggöra att de individer som berörs av ett ärende kan få ta del av all information. En sökande har rätt att ta del av de uppgifter som tillförts ärendet som berör denne, oberoende av ärendets art. En klagande har lika stor rätt att ta del av den information som inkommit under ärendets gång. Övriga parter har också rätt att ta del av det som tillförts ärendet, dock gäller denna rätt enbart om det avser myndighetsutövning mot någon enskild, samt att dessa är berörda av ärendet. Med myndighetsutövning mot någon enskild individ menas i de fall där myndigheten handlägger/utreder eller helt enkelt hanterar ett ärende där den enskilde tar upp en fråga som berör myndighetsutövningen. Detta kan gälla att överklaga beslut från myndigheten, eller i övrigt när ett ärende är av den art att en enskild individ i princip ställs mot myndigheten.
Det är viktigt att individer får ta del av information och uppgifter då deras läge gentemot myndigheten annars skulle vara ofördelaktigt. Ärendets gång skall därmed anses innehålla ett mått av informationsutbyte, där myndigheten hämtar in uppgifter men där den även möjliggör för den enskilde individen att ta del av de uppgifter som berör ärendet. Rätten att ta del av information har dock vissa begränsningar. Dessa begränsningar följer av vad som skyddas av sekretess och vad som skall anses vara offentligt, därmed är inte all information alltid tillgänglig. Huvudregeln är dock att den enskilde individen har rätt att inkomma med uppgifter, samt ta del av uppgifter som tillförts ärendet, i den mån det inte strider mot sekretesslagen.