Förfarandet vid utlämning av allmänna handlingar


I ett internationellt perspektiv ger den svenska offentlighetsprincipen enskilda en ovanligt omfattande möjlighet att ta del av allmänna, offentliga handlingar. Myndigheterna är dock inte skyldiga att möta alla aspekter av en begäran, exempelvis vad beträffar den exakta formen för utlämningen eller att utlämningen ska vara helt avgiftsfri. Generellt gäller en skyldighet för myndigheter att anpassa sina informationssystem så att medborgare får en verklig möjlighet att utnyttja sin rättighet.

Rätten att begära ut allmänna handlingar tillkommer enligt grundlagen svenska medborgare, men även juridiska personer (bolag, föreningar etc.) har av domstolarna ansetts ha samma rätt. Utländska medborgare har samma rätt som svenska medborgare, men har inte samma starka grundlagsskydd då riksdagen skulle kunna inskränka denna rättighet genom lag. Huvudregeln är att den enskilde inte behöver identifiera sig eller ange vad handlingen ska användas till, och för myndigheten råder ett motsvarande efterforskningsförbud. Undantaget är om identifiering är nödvändig för sekretessprövningen, t.ex. om en patient vill ta del av sin patientjournal och man behöver kontrollera så att den sökande och patienten verkligen är samma person.

Förfarandet inleds med att personen som vill ta del av handlingen vänder sig till en sekreterare eller kansliet på den aktuella myndigheten och begär att få ut handlingen. Begäran kan vara mer eller mindre specifik och avse både ett specifikt dokument och en grupp handlingar från t.ex. en viss dag, men myndigheten är inte skyldig att bedriva omfattande efterforskningar. Ofta finns en handling i kopior hos flera myndigheter, t.ex. när det är fråga om gemensamma databaser med digital information, och begäran kan då göras till vilken som helst av myndigheterna. Utlämningsprövningen ska göras av varje myndighet för sig och de kan alltså inte hänvisa till varandra för att undvika att göra en egen prövning. Skulle man vända sig till en myndighet som inte har den aktuella handlingen ska myndigheten iaktta sin allmänna serviceskyldighet gentemot allmänheten och hänvisa den enskilde till rätt ställe om detta är möjligt.

När handlingen lokaliserats ska den enskilde så snart det är möjligt få ta del av den. Den enskilde kan typiskt sett välja mellan att få en kopia eller avskrift mot en mindre fastställd avgift, eller att ta del av handlingarna på plats i myndighetens lokaler. Privata kopior kan göras på plats, och ljudinspelningar kan spelas in på medhavd bandspelare. Särskilda rum kan iordningställas hos myndigheten för att ta del av t.ex. ljud- och bildupptagningar.

Här måste dock påminnas om att särskilda principer om partsinsyn i brottmål föreskriver en mer långtgående rätt för en tilltalad och dennes advokat att ta del av och personligen hantera t.ex. inspelade vittnesförhör än vad offentlighetsprincipen i allmänhet stadgar. Det finns alltså två parallella system med den stora skillnaden att förbehåll (t.ex. att materialet inte får lämna myndighetens lokaler) bara får uppställas om utlämning sker enligt de ”vanliga” sekretessbestämmelserna. Sker utlämningen enligt principerna om partsinsyn i brottmål kan sådana förbehåll inte uppställas på grund av den tilltalades rätt att delges all information för att kunna förbereda sitt försvar.

Bara sådana allmänna handlingar som dessutom är offentliga, d.v.s. inte hemliga, behöver lämnas ut och därför sker en sekretessprövning för hela respektive delar av handlingen. Prövningen kan resultera i att handlingen antingen kan lämnas ut eller att hinder finns mot utlämning, eller att sekretessen enbart hindrar vissa delar av handlingen från att röjas. I det senare fallet kan textavsnitt maskeras för att dölja t.ex. namn och annan känslig personinformation, eller så kan blanka numrerade ark ersätta de sidor som helt omfattas av sekretessen. Eftersom offentlighet generellt sett är huvudregeln för allmänna handlingar och sekretess ett undantag ska de dolda avsnitten inte täcka mer information än vad som är nödvändigt. Ett beslut att inte lämna ut en handling, eller att lämna ut handlingen med förbehåll, kan överklagas av sökanden.

Bläddra bland juridiska artiklar