Offentlighetsprincipens regler om medborgarens möjlighet att begära ut uppgifter från myndigheter gäller information i allmänna handlingar. För att det ska vara fråga om en allmän handling ska informationen existera i en form som rättsligt kan anses utgöra en handling. Handlingen ska dessutom förvaras hos en myndighet samt vara inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Bedömningen av om ett visst dokument eller annan informationskälla utgör en allmän handling kräver med andra ord att man steg för steg prövar om de olika förutsättningarna är för handen.
Utgångspunkten är att man frågar sig om man över huvud taget har att göra med en handling. Myndigheterna hanterar stora mängder dokument och annat material och det är inte allt som har relevans utanför myndighetens väggar. Handlingsbegreppet är dock omfattande och även information i form av bilder, kartor, innehållet på ljud- och bildinspelningar, röntgenplåtar m.m. omfattas.
En handling kan alltså sägas vara en framställning eller upptagning av information. Det är informationsinnehållet som står i centrum, inte mediet som förmedlar informationen, även om det naturligtvis är fysiska dokument och utskrifter som faktiskt utlämnas. Muntliga uppgifter som lämnats över telefon till en myndighet blir därför inte del i en handling förrän de spelas in eller nedtecknas i ett dokument. Här bör påpekas att den ofta förekommande situationen när t.ex. Försäkringskassans handläggare muntligen lämnar uppgifter till enskilda i deras ärenden inte sker mot bakgrund av offentlighetsprincipen, utan enligt regler om myndigheters serviceskyldighet.
Nästa steg i processen är att kontrollera att handlingen förvaras hos myndigheten. Detta är ofta ett relativt okomplicerat stadium eftersom myndigheterna är skyldiga att registrera, dokumentera och arkivera de flesta typer av handlingar. Eftersom prövningen av huruvida en handling är allmän eller ej sker i samband med att handlingen begärs ut är det förvaringsplatsen vid denna tidpunkt som är relevant. I domstolspraxis har detta understrukits genom att enskilda personer inte tillåtits prenumerera på framtida inkommande handlingar. Om handlingen tillfälligt inte befinner sig i myndighetens lokal utan t.ex. hos en tjänsteman eller hos något annat organ som enbart ägnar sig åt teknisk bearbetning påverkar detta typiskt sett inte hur man ser på förvaringsfrågan.
Att förvaringsbegreppet utvidgats framgår också av praxis som säger att även handlingar som aldrig förvarats hos myndigheten kan sägas omfattas av begreppet förvaras om de inkommit till t.ex. ett privat rekryteringsföretag, som sköter ett anställningsförfarande för myndighetens räkning. Myndighetens organisatoriska lösningar ska alltså inte behöva medföra att medborgare går miste om möjligheten att begära ut viss information, om informationen är rent faktiskt är tillgänglig för myndigheten.
Efter att man konstaterat att man har att göra med en handling som förvaras hos en myndighet måste man dessutom fråga sig om handlingen antingen inkommit till myndigheten eller upprättats där. Handlingen anses ha inkommit då den anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa, d.v.s. i regel registrator/sekreterare eller aktuell handläggare/tjänsteman personligen. Personen ska ta emot handlingen i sin egenskap som företrädare för myndigheten, vilket innebär att handlingar kan anses inkomna även om de lämnas till företrädaren utanför myndighetens lokaler. Om handlingen t.ex. är ett brev till tjänstemannen och innehållet är av rent privat natur anses brevet dock inte ha inkommit. Vad gäller handlingar som upprättats av myndigheten, t.ex. beslut och yttranden, kan nämnas att handlingen generellt anses upprättad då den gått från att vara en arbetsprodukt till att den färdigställts i någon form, via exempelvis expediering eller justering.
När dessa steg kontrollerats kan man förhoppningsvis ge ett svar på huruvida en viss uppgift är en allmän handling eller ej. För att kunna lämnas ut handlingen räcker det dock inte att denna är allmän, utan handlingen måste dessutom vara offentlig, vilket innebär att den inte får vara hemlig (belagd med sekretess). I praktiken är det oftast kring denna sekretessprövning som de svåraste avvägningarna uppstår.