Utgångspunkten för beskattningen är den konsumtionsförmåga en inkomst ger och i Sverige hänförs de beskattningsbara inkomsterna till tre inkomstslag. Inkomstslagen kallas tjänst, näringsverksamhet och kapital och det är endast inkomster som kan hänföras till något av inkomstslagen som skall beskattas. Vidare förutsätts att utgifter skall dras av från inkomsterna. Man kan således se avdragsrätten som en del av inkomstbegreppet. På grund av detta får bestämmande av till vilket inkomstslag en inkomst skall hänföras betydelse även för vilket kostnadsbegrepp som skall användas.
Huvudregeln gällande avdragsgilla kostnader
Huvudprincipen är att utgifter för att förvärva och bibehålla inkomster skall dras av som en kostnad. Vidare finns det för varje inkomstslag regler om speciella avdragsgilla kostnader och hur dessa skall värderas. Vidare kan det föreligga en avdragsrätt i form av allmänna avdrag, vilken inte är att hänföra till något av inkomstslagen. Det finns dessutom bestämmelser om vissa kostnader som aldrig är avdragsgilla i något inkomstslag. Dock är, som sagt, utgångspunkten att sådana utgifter som har lagts ut i syfte att förvärva eller bibehålla inkomster är avdragsgilla. På grund av detta är det endast sådana utgifter som kan hänföras till skattepliktig verksamhet som är avdragsgilla. Om man till exempel köper en mobil för att använda hemma är kostnaden inte avdragsgill eftersom kostnaden inte kan hänföras till något av inkomstslagen. Skulle dock mobilen införskaffas i syfte att användas i näringsverksamhet kan kostnaden vara avdragsgill.
Något om källteorin
Vidare gäller en allmän princip om att det bara är utgifter i en redan existerande inkomstkälla, och inte utvidgning, förbättring eller förvärv av inkomstkällan, som är avdragsgilla. Man får nämligen inte avdrag för utgifter som har uppkommit för att anskaffa en inkomstkälla utan bara för att bibehålla inkomstkällan. Detta kommer från en princip som kallas för källteorin. En liknelse kan göras vid ett fruktbärande träd. Själva inköpet av trädet är inte en avdragsgill utgift men eventuella kostnader för besprutning, för att skydda frukten, är en kostnad för att behålla en inkomst och är därmed avdragsgill. I praxis har Högsta förvaltningsdomstolen ansett att avdrag får göras för kostnader för att söka nytt arbete av någon som har a-kassa. Anledningen till detta är att den som har a-kassa är skyldig att aktivt söka nytt arbete och kostnaderna härför är således en utgift för att bibehålla den inkomst personen har, d.v.s. a-kassan.
Kravet på samband mellan inkomster och utgifter
Gällande sambandet mellan inkomster och utgifter i en inkomstkälla är det i allmänhet tillräckligt att utgiften har uppstått i och för verksamheten. Det spelar således ingen roll om utgiften i realiteten inte har lett till en inkomst. Dock måste det föreligga ett samband mellan utgiften och inkomstens förvärvande. Sambandet kan vidare både bestå i att avsikten med utgiften var att den skulle generera en inkomst eller att utgiften faktiskt har genererat en inkomst trots att den inte företagits i inkomstbringande syfte. Vidare kan påpekas att det inte är Skatteverkets eller domstolens uppgift att ta ställning till om utgiften har varit affärsmässigt motiverad. Den prövning som skall företas går i regel endast ut på om tillräckligt samband mellan utgiften och inkomsten föreligger. Vidare kan påpekas att då det gäller aktiebolag föreligger en presumtion för att utgifter har samband med inkomsterna. Det är endast i vissa särskilda undantagsfall då det framstår som uppenbart att så inte är fallet som avdragsrätt inte föreligger.