Varje år beslutar skatteverket om en persons pensionsgrundande inkomst. Bedömningen görs i de flesta fall på grundval av en persons inkomstdeklaration. När den pensionsgrundande inkomsten är fastställd vidarebefordras uppgiften till pensionsmyndigheten, där den läggs till grund för den framtida pensionen. Det är viktigt att kontrollera så att uppgifterna är korrekta, eftersom felaktigheter kan få betydelse för pensionen livet ut. Vilken pensionsgrundande inkomst det har beslutats om framgår av det besked om slutlig skatt som erhålls av skatteverket.
Pensionsgrundande inkomst beräknas på inkomster både från arbete genom anställning eller som egenföretagare. Exempel på inkomster av anställning kan vara lön, skattepliktiga förmåner såsom fri bil, fri kost och fri bostad. Utöver inkomster som direkt härrör från arbete ligger även inkomster som är till för att ersätta uteblivna löneinkomster. Sådana inkomster är exempelvis sjukpenning, föräldrapenning och inkomstrelaterad sjuk- och aktivitetsersättning.
För att inkomster ska kunna läggas till grund för den pensionsgrundande inkomsten måste de uppgå till minst 42,3 procent av det för året gällande prisbasbeloppet. Vidare läggs inte inkomster under 1000 kronor från en och samma utbetalare till grund för den pensionsgrundande inkomsten. Inte heller kostnadsersättningar från arbetsgivaren läggs till grund för pensionsgrundande inkomst. Om kostnadsersättning däremot överstiger de schablonbelopp som finns läggs överskjutande belopp till grund för den pensionsgrundande inkomsten. Andra inkomster än sådana som du fått på grund av förvärvsarbete är inte pensionsgrundande. PGI beräknas alltså inte på kapitalinkomster, såsom exempelvis räntor, utdelningar och vinster vid försäljning av aktier, villor och bostadsrätter, pension (gäller såväl allmän som privat pension), inkomst från privata pensionsförsäkringar, pension som betalas ut av en tidigare arbetsgivare och försörjningsstöd, tidigare kallat socialbidrag.
Har en person gjort avdrag för kostnader i arbetet eller tjänsteresor minskas den pensionsgrundande inkomsten med den del av avdraget som överstiger 5000 kronor. Andra avdrag, såsom avdrag för resor till och från arbetet eller för dubbel bosättning, påverkar inte den pensionsgrundande inkomsten.
Den övre gränsen för hur mycket av en persons inkomst som kan läggas till grund för den pensionsgrundande inkomsten går vid 7,5 inkomstbasbelopp. Eftersom den pensionsgrundande inkomsten ska beräknas efter avdrag för den allmänna pensionsavgiften innebär det i realiteten att taket går vid 8,07 inkomstbasbelopp. När Skatteverket beräknar den pensionsgrundande inkomsten görs ett avdrag för den allmänna pensionsavgiften, som är sju procent av inkomsten. Det innebär att 93 procent av inkomsten läggs till grund för pensionsgrundande inkomst upp till inkomsttaket.
Huvudregeln är att den pensionsgrundande inkomsten beräknas på inkomster från arbete i Sverige. I vissa fall kan dock pensionsgrundande inkomst även beräknas på inkomster som härrör från arbete i utlandet. Om du sänds ut av din arbetsgivare för arbete utomlands under en begränsad tid, i de flesta fall högst ett år, får du behålla rätten till pensionsgrundande inkomst.
Personer som är bosatta utomlands får också räkna de inkomster de får för arbete i Sverige till sin pensionsgrundande inkomst. Om lön eller annan ersättning erhålls för arbete från en arbetsgivare eller uppdragsgivare i Sverige ska pensionsgrundande inkomst vanligtvis beräknas även om arbetet är mycket kortvarigt.