Offentlighetsprincipen går kortfattat ut på att allting sker med en öppenhet, att samhället skall kunna ta del av arbetet i förvaltningar och inom rättsskipning. Detta är viktigt för att myndigheter skall kunna granskas och kontrolleras av allmänheten. Det allmänna har som huvudregel en rätt att få ta del av allmänna handlingar, exempelvis vid överklagande av myndighetsbeslut.
Vem omfattas av offentlighetsprincipen?
Offentlighetsprincipen går i princip ut på att allmänheten, och däribland även massmedierna som tidningar och andra journalistiska organ, har rätt att granska statens och kommunernas verksamhet. Detta kan ske genom att man får ta del av allmänna handlingar, men även att tjänstemännen inom kommunal och statlig tjänst har rätt att berätta för närstående och medier vad som pågår. Det medför även att man som enskild medborgare kan få insyn i samhällets förvaltning och därmed även kan garantera sin rättssäkerhet. Däremot gäller inte detta all information, eftersom det finns handlingar som omfattas av sekretessbestämmelser.
Närvarorätt
Offentlighetsprincipen innefattar även att allmänheten och medierna har rätt att få vara närvarande vid domstolsförhandlingar och när offentliga organ som riksdagen och andra beslutande inrättningar sammanträder. Offentlighetsprincipen gällande domstolars rätt att hålla sina förhandlingar bakom stängda dörrar regleras däremot inte i offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Principen om offentlighet skall tillämpas av både kommunala företag och även vissa privata organ. De privata organen innefattas då de utför uppgifter på uppdrag av de statliga inrättningarna som berör enskilda personer.
Allmänna handlingar
Allmänna handlingar är offentliga i den meningen att när de betecknas som en allmän handling, så har vem som helst rätten att läsa dem. Däremot betecknas inte allt som en allmän handling. Till exempel så är ett utkast i ett ärende som ännu inte är avslutat inte en allmän handling inom den meningen som anses, utan den definieras som en allmän handling först då ärendet är sammanställt och avslutat. Sedan finns det de handlingar som är förbjudna för myndigheterna att lämna ut och för allmänheten att läsa. Dessa definieras som sekretessbelagda handlingar.
Begränsningar i offentlighetsprincipen
Vidare innehåller reglerna om offentlighet och sekretess bestämmelser om hemligstämplade handlingar. Sekretess innebär att stater, kommuner och andra myndigheter har tystnadsplikt vid handläggning av vissa speciella ärenden. Det kan även innebära ett förbud från att lämna ut vissa allmänna handlingar som är sekretessbelagda. Förbudet gäller röjande av uppgifter oavsett i vilken form det än sker i, d.v.s. gäller det i muntlig eller skriftlig form men även utlämnade av något föremål omfattas av detta. Ofta gäller det handlingar med uppgifter som kan skada den de gäller om det skulle läcka. Reglerna om offentlighet och sekretess innebär i viss mån inskränkningar av grundlagen. Reglerna begränsar bland annat tryckfrihetsförordningen, som medför allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar, men även rätten för offentliga tjänstemän att meddela och offentliggöra visa uppgifter enligt yttrandefrihetsgrundlagen. Hemliga handlingar är därmed skyddade genom tystnadsplikt samt handlingssekretess.