För att få bedriva yrkesmässig taxiverksamhet krävs att verksamhetsinnehavaren har ett så kallat trafiktillstånd. Om det är en juridisk person, alltså ett taxiföretag, som bedriver trafiken är det bara den juridiska personen (alltså själva företaget) som ska inneha ett trafiktillstånd, då behöver följaktligen inte varje enskild taxiförare inneha ett eget trafiktillstånd. Då en juridisk person innehar ett trafiktillstånd måste det dock finnas en eller flera trafikansvariga i företaget. Kort sagt är det VD:n eller en styrelseledamot som är trafikansvarig, om det är fråga om en ekonomisk förening eller ett aktiebolag. Är det istället fråga om ett handelsbolag (eller kommanditbolag) är det varje enskild bolagsman som är trafikansvarig och i de fall då ideella föreningar eller stiftelser innehar trafiktillstånd så är en utsedd styrelseledamot trafikansvarig.
Frågor om trafiktillstånd avgörs av Transportstyrelsen. Transportstyrelsen får bara ge trafiktillstånd till den (juridiska eller fysiska) person som uppfyller vissa krav. För att få ett trafiktillstånd måste den som ansöker om det anses vara lämplig att inneha ett trafiktillstånd med hänsyn taget till hans eller hennes yrkeskunnande, ekonomiska förhållanden och goda anseende. I de fall då det är en juridisk person som ansöker om trafiktillstånd så prövar Transportstyrelsen om den eller de personer som ska vara trafikansvarig uppfyller dessa krav. Om en trafikansvarig byts ut mot en annan person ska då den nya personens lämplighet prövas utifrån dessa kriterier.
Vad gäller kravet på yrkeskunnande ska det anses vara uppfyllt om personen ifråga har genomgått och blivit godkänd vid ett skriftligt prov som anordnats av Trafikverket. I det skriftliga provet får frågor som testar personens kunskaper om rättsregler, företagsledning och ekonomisk ledning av ett företag, tekniska normer och driftsförhållanden samt trafiksäkerhet finnas med. Frågorna ska dock endast pröva de kunskaper som en tillståndshavare anses bör ha i dessa avseenden, så helt oväsentliga frågor ska inte vara med i provet. Även vissa intyg från EU-länder eller länder som ingår i EES om att personen ifråga har yrkesmässig kompetens ska anses vara tillräckliga för att personen ifråga ska uppfylla kravet på yrkeskunnande.
Då kravet på tillräckliga ekonomiska resurser prövas ska hänsyn tas främst till den sökandes likviditet och soliditet. De ekonomiska resurserna ska vara tillräckligt stora för att personen som söker trafiktillstånd ska kunna starta och driva ett eget företag på ett tillbörligt sätt. Som vägledning för denna bedömning har angetts vissa beloppsgränser. En person ska anses ha tillräckliga ekonomiska resurser om han eller hon har ett kapital om minst 100 000 kronor för ett fordon och 50 000 kronor för varje tillkommande fordon. Har personen som ansöker om trafiktillstånd fyra taxibilar är beloppsgränsen alltså 350 000 kronor, har han eller hon tio bilar ska han eller hon ha ett kapital om minst 550 000 kronor. Beloppen är dock minimigränser, om särskilda skäl finns kan högre belopp krävas. Det finns inget krav på att tillgångarna måste vara kontanter. Personer som ansöker om trafiktillstånd måste visa att kravet på ekonomiska resurser är uppfyllt under hela tiden då han eller hon innehar trafiktillståndet.
Då kravet på gott anseende prövas ska hänsyn tas till sökandens vilja och förmåga att fullgöra sina skyldigheter gentemot det allmänna, hans eller hennes laglydnad i övrigt samt andra omständigheter som kan ha betydelse för prövningen. Lagen ställer upp vissa situationer då kravet på gott anseende inte anses vara uppfyllt. Detta är i fall då sökanden har dömts för ett allvarligt brott eller för allvarliga eller upprepade överträdelser av yrkestrafiklagen eller andra författningar som innehåller regler om vägtrafik och vägtransporter. Även i fall då den sökande har dömts för allvarliga eller upprepade överträdelser om bestämmelser om löne- och anställningsförhållanden i taxibranschen anses kravet på gott anseende inte vara uppfyllt.
Om Transportstyrelsen vid en prövning kommer fram till att en person som ansöker om trafiktillstånd inte är lämplig att inneha ett sådant, på grund av att kravet på gott anseende inte är uppfyllt, ska Transportstyrelsen bestämma en viss tid under vilken den sökande ska anses vara olämplig att inneha ett trafiktillstånd. Tidsperioden som Transportstyrelsen bestämmer ska vara minst sex månader och högst fem år.
Då Transportstyrelsen beslutar om att ge sökanden ett trafiktillstånd får Transportstyrelsen, om det finns särskilda skäl för det, förena tillståndet med villkor. Sådana villkor får även meddelas under tiden då trafiktillståndet gäller. Ett beviljat trafiktillstånd gäller tills vidare. Endast då det finns särskilda skäl kan tillståndet tidsbegränsat.
Vid taxitrafik gäller särskilt att den som har ett trafiktillstånd för taxitrafik måste ge passagerarna information om den taxa som tillämpas. Taxan måste vara uppbygd på ett sådant sätt att passageraren ska kunna bedöma vad taxiresan kommer att kosta och den får inte förändras under taxiresans gång.