Offentlig upphandling steg för steg


De som måste följa upphandlingsreglerna är de statliga och kommunala myndigheterna, det kan röra sig om kommunala- och landstingsförsamlingar men även andra offentligt styra enheter som kommunala och statliga företag. Det gäller även för de statliga och kommunala aktiebolagen samt andra offentligt styrda organ såsom exempelvis föreningar, samfälligheter och stiftelser.

Den första delen av en offentlig upphandling består av att den upphandlande enhet ser över sina behov och vilka varor och tjänster som behövs för att uppfylla dessa behov. Den upphandlande enheten värderar vad avtalet får kosta och tittar ifall värdet hamnar över eller under tröskelvärdet. Detta är relevant eftersom tröskelvärdet avgör vilka regler man ska följa.

Efter detta tar den upphandlande enheten fram ett så kallat förfrågningsunderlag. Detta ska innehålla vad det är för varor eller tjänster som ska upphandlas, vilka krav som ställs på avtalet och så vidare. Det kan till exempel röra sig om en USB sticka, som ska kunna lagra ett visst antal megabyte. Förfrågningsunderlaget ska vara lättförståeligt och preciserat med bra struktur. Det ska även innehålla information om hur upphandlarna värderar de olika anbuden men även hur det avtal man avser att teckna ska vara utformat.

Upphandlingen ska sedan publiceras. Det finns däremot olika tillvägagångssätt. Först bestämmer den upphandlande enheten vilken tidsfrist som ska gälla, det vill säga hur långt tid leverantören har på sig att lämna ett anbud. Tidsfristen bestäms utifrån hur omfattande man anser att upphandlingen är och hur pass lång tid enheten tror att anbuden kommer ta att utforma.

Ofta ska anbudsansökningen och anbudet skickas in i skriftlig form men det är även möjligt för den upphandlande enheten att begära elektroniska anbud, det vill säga genom till exempel ett internetbaserat formulär. Den upphandlande enheten ska i annonseringen av den offentliga upphandlingen alltid ange hur man vill att anbuden ska lämnas in. Lagstiftaren är väldigt petig när det gäller offentliga upphandlingar och frågor och allt annat som begärs i förfrågningsunderlaget är viktiga att besvara. De upphandlande enheterna kan även begära andra bilagor, men det är viktigt att inte bifoga något som inte efterfrågas. Om något är oklart är det viktigt att man frågar den upphandlande enheten vad som åsyftas. Frågor och svar kommer sedan att delas ut till alla leverantörer som deltar i upphandlingen.

Anbudsgivaren kommer sedan bedömas utifrån alla krav som förfrågningsunderlaget innehåller och ifall denne är lämplig som leverantör. Man undersöker ofta yrkesmässig kompetens, ekonomisk ställning och teknisk kapacitet. Den upphandlande enheten kan däremot inte ställa vilka krav som helst, utan kraven ska ha ett samband med de varor eller tjänster som ska upphandlas och vara rimliga.

Leverantören som sedan blir tilldelad upphandlingen är den som bäst kunde möta kraven i förfrågningsunderlaget och hade antingen lägst pris eller på något annat sätt var det mest ekonomiskt fördelaktiga.

Det sista steget i upphandlingen är när tilldelningsbeslutet delas ut. Det innebär att den upphandlande myndigheten informerar alla deltagare om vilken anbudsgivare som har tilldelats anbudet och varför den leverantören valdes. Den vinnande leverantören tilldelas därefter kontraktet. Här är det däremot viktigt att den upphandlande enheten har informerat om vilka grunder och omständigheter som beslutet baseras på.

Anser en anbudsgivare att upphandlingsprocessen på något sätt har varit felaktig kan denna överprövas det i förvaltningsrätten. Detta kan vara speciellt aktuellt om en leverantör anser att denne, på grund av den upphandlande enhetens felaktigheter, har lidit någon skada. Anbudsgivare har 10 dagar på sig att överklaga från dess att tilldelningsbeslutet har fattats. En ny möjlighet infördes 2010 som gör det möjligt att väcka talan mot ett ignorerande av avtalsspärren eller ifall den upphandlande myndigheten gjort en direktupphandling som var otillåten i lagens ögon.

Bläddra bland juridiska artiklar